Etude
pour l'élaboration
d'un plan d'approvisionnement et de distribution
des vaccins et consommables au Tchad
L'étude a été réalisée en
Juin 2000 par un consultant avec l'appui technique et financier de la CATR.
1. Objectifs
1.1 Objectif général
L'objectif général de l'étude est l'élaboration
d'un plan d'approvisionnement et de distribution des vaccins et consommables.
1.2 Objectifs spécifiques
Les objectifs spécifiques de l'étude sont de
:
- Faire un diagnostic le plus exhaustif possible de l'état des opérations
d'approvisionnement et de distribution des vaccins et consommables par niveau
- Proposer un plan d'approvisionnement et de distribution des vaccins et consommables
du PEV par niveau
- Proposer des mesures et actions pour la mise en place dudit plan avec un chronogramme
détaillé de leur mise en œuvre
2. Méthodologie
2.1 Echantillonnage
En prenant en compte les données sociales et socio-démographiques,
la revitalisation des centres et la fonctionnalité et l'accessibilité
des centres, 7 directions préfectorales sanitaires sur les 14 existantes,
ainsi que 2 districts sanitaires par délégation préfectorale
sanitaire ont été retenus par un choix raisonné.
Par contre, 3 centres de santé en zone rurale ont été
choisis par district de façon aléatoire, soit 42 centres de santé
sur 379 centres fonctionnels avec une chaîne de froid.
2.2 Collecte des données
Les données ont été recueillies par l'administration
d'un questionnaire et des fiches d'évaluation.
Cette collecte a été complétée par :
- Deux entrevues avec les responsables du PEV
- L'observation directe des conditions de conservation des vaccins et de la
tenue des supports de gestion des vaccins et consommables.
3. Principaux résultats
3.1 Commandes de vaccins
Niveau national
- Les besoins annuels en vaccins sont commandés en une seule fois. Les
stocks existants sont déduits des quantités à commander.
Cependant, un changement important a été noté en 2000. Les
commandes ont été placées par l'UNICEF avant la signature
du marché gré à gré au mois de février 2000
Niveau Délégation Préfectorale
Sanitaire
- Il n'existe pas de système organisé d'approvisionnement en vaccins.
Toutes les opportunités qui s'offrent sont utilisées pour lances
les commandes auprès du Service National du PEV
- Des bons de commandes existent mais ne sont pas toujours utilisés.
Il n'y a pas de régularisation non plus. Les stocks de vaccins existants
sont communiqués quand les bons de commande sont utilisés
Niveau district sanitaire
- Le planning de commande est trimestriel, mais n'est pas respecté non
plus. On observe le même dysfonctionnement qu'au niveau de la DPS. Il en
est de même pour l'utilisation des fiches de réapprovisionnement
en vaccins
- Les stocks de vaccins existants sont transmis lorsque ces supports sont utilisés.
Les districts qui ne disposent pas de magasin de stockage de vaccins ne sont pas
impliqués dans ces procédures de commandes
Niveau Centre de Santé
- Dans les districts sans capacité de stockage de vaccins, les centres
de santé passent leur commande auprès de la DPS
- Pour le reste des procédures, la solution est identique à celle
décrite pour le district, à la différence que le rythme des
commandes qui est mensuel et respecté car un agent du centre se déplace
à cet effet
Niveau national
- Les vaccins commandés en 1997 ont été réceptionnés
entre avril et mai 1998. Ceux de 1998 entre octobre et décembre 1999. Ceux
de 1999 en octobre 1999 et au début de l'année 2000
Niveau Délégation Préfectorale
Sanitaire
- La fréquence de réception des vaccins est à l'image du
dysfonctionnement décrit dans les procédures de commande. Aussi
la notion de délai entre la commande et la réception est difficile
à apprécier.
- Les quantités reçues sont fonction de la disponibilité
au niveau national. Il n'a pas toujours été possible de vérifier
l'écart.
- Les bordereaux de livraison ne sont pas toujours disponibles
Niveau district sanitaire
- Pour les districts disposant de capacité de stockage, la situation
observée est identique à celle décrite au niveau de la DPS
Niveau centre de santé
- La réception est mensuelle et ce sont les centres de santé qui
vont chercher le vaccin.
- Les quantités reçues sont fonction de la disponibilité
des vaccins au magasin de référence. Là aussi, il est difficile
d'apprécier les écarts
Niveau national
- La gestion des mouvements des vaccins est informatisée depuis 1998
et est mise à jour
- L'inventaire de fin d'année est physique, le suivi des stocks est réalisé
de manière continue à partir des mouvements des vaccins
Niveau Délégation Préfectorale
Sanitaire
- L'inventaire est réalisé à partir des mouvements des
vaccins
Niveau District Sanitaire
- La gestion est manuelle
- Des ruptures de stock de supports sont signalées dans certains districts
Niveau centre de santé
- Tous les centres disposent de fiches de réapprovisionnement en vaccins
- Les mouvements de vaccins ne sont pas enregistrés dans 49% des centres
de santé
3.4 Les consommables
a) Commandes en consommables
Niveau national
- La commande fait l'objet d'un marché de gré à gré
entre le gouvernement du Tchad et l'UNICEF. La procédure est longue et
peut prendre entre 6 et 8 mois ; d'où des commandes d'urgence ayant pour
conséquence une rupture de stock en consommables comme ce fut le cas en
septembre 1997 et août 1999
Autres niveaux
- Les commandes sont faites auprès des niveaux de référence
respectifs en fonction des contraintes du moment
b) Gestion des stocks de consommables
Niveau national
- Il existe des outils de gestion (bordereaux de livraison, fiche de mouvement)
- Le traitement est informatisé
- L'inventaire physique se fait en fin d'année
Autres niveaux
- La DPS et le district utilisent des bons de commandes
- Le centre de santé dispose de fiches de réapprovisionnement
en matériel. Cependant, ces outils ne sont pas toujours utilisés
de façon effective et le suivi des mouvements n'est pas systématisé
c) Distribution des consommables
4. Recommandations
L'étude a fait les recommandations suivantes :
- Mise en place d'outils pour la gestion des vaccins aux niveaux intermédiaire
et périphérique
- Formation des agents chargés de la gestion des vaccins à tous
les niveaux : central, intermédiaire et périphérique
- Construction et ou équipement en matériel de la chaîne
de froid
- Supervision régulière des dépôts régionaux,
de ceux des districts et des activités de vaccination
NB : Le rapport de cette étude est disponible auprès
de la CATR à l'adresse suivante :
Projet régional FED ARIVA
08 BP 11030 Ouagadougou 08
Tel. : +226 31 69 16
Fax. : +226 31 69 18
E-mail : catr@fedariva.org
ou auprès du Service du PEV à l'adresse suivante
:
Programme Elargi de Vaccination
BP 1457 N'djamena Tchad
Tel. : +235 52 36 05
Fax : +235 52 36 05
Email : pev10@calva.com
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