Manuel de procédures pour l'approvisionnement et le financement
des vaccins et consommables par le circuit UNICEF
1. Justifications
Le Programme Elargi de vaccination a bénéficié
pendant les années soixante dix et quatre vingt d'une attention soutenue
de la Communauté Internationale qui avait mis à la disposition des
pays concernés des ressources importantes en vue d'atteindre les objectifs
de vaccination universelle assignés alors au programme.
En dépit des résultats positifs atteints dans
beaucoup de pays, la lassitude a fini par gagner la Communauté des Bailleurs
de Fonds qui a commencé à se désengager à la fin de
la décennie 1980, début des années 1990. La nécessité
de faire face à ce désengagement imposait que soit lancée
une initiative d'envergure pour restructurer le schéma de financement du
PEV. Ce fut l'Initiative de l'Indépendance Vaccinale.
Cette initiative fut lancée au début des années
1990 sous la houlette de l'OMS, de l'UNICEF et d'autres partenaires au développement.
Elle encourage les Etats à prendre en charge sur leurs ressources budgétaires
le financement de leurs vaccins, traduisant ainsi la haute priorité qu'ils
accordent à la vaccination en général et au PEV de routine
en particulier. Un dispositif d'appui est mis en place pour permettre aux Etats
engagés dans l'Initiative de s'approvisionner régulièrement,
par le biais de l'UNICEF, des vaccins de qualité, dûment contrôlés,
au meilleur coût possible.
L'Initiative de l'Indépendance Vaccinale au Sahel rentre
dans ce cadre. Elle vise :
- L'approvisionnement régulier des PEV des pays concernés en vaccins
de qualité garantie à un prix abordable
- L'amélioration de la gestion du vaccin à toutes les étapes
: de l'estimation des besoins à l'administration du vaccin sur le terrain
L'Initiative est soutenue par la Commission Européenne
et l'UNICEF. A cet effet, les pays du Sahel ont signé :
- Une convention de financement avec la Commission Européenne sur un
projet d'Appui au Renforcement de l'IIV au Sahel ; par cette convention, les Etats
s'étaient engagés à mettre en place un mécanisme de
financement budgétaire prenant en compte l'ensemble de leurs besoins en
vaccins et consommables du PEV de routine ; la Commission Européenne, quant
à elle, s'est engagée à sécuriser la ligne budgétaire
ciblée sur les Fonds de Contrepartie de l'appui à l'Ajustement Structurel
- Un accord de coopération avec l'UNICEF pour l'approvisionnement du
PEV en vaccins et consommables de qualité garantie à un prix compétitif
La première opération d'approvisionnement engagée
dans le cadre de l'IIV au Sahel a été menée en 1996 par le
biais de l'UNICEF sous la forme de " l'achat assistance " en attendant
la mise en place des instruments prévus dans le cadre de l'Initiative.
Les opérations conduites selon les procédures IIV ont démarré
à partir de 1997 dans le cadre des accords signés entre les Etats
et l'UNICEF.
La mise en œuvre des accords de coopération Gouvernements/UNICEF
a été laborieuse pendant les deux premières années
du projet (1997 et 1998). En effet, si les budgets prévus par les pays
pour l'achat de vaccins et consommables ont été entièrement
exécutés comme l'attestent les taux d'engagement et de règlement
des dépenses (99,15%), des difficultés ont rendu l'exécution
des opérations d'approvisionnement malaisées, les plus importantes
de celles-ci étant :
- Les délais trop longs de production des factures proforma et définitives
par l'UNICEF
- L'insuffisance et les difficultés de mobilisation du Fonds de roulement
eu égard aux contraintes liées au calendrier budgétaire des
Etats
- La fluctuation mensuelle des taux de change du dollar
- La rigidité de la règle de paiement de la facture relative à
la dernière livraison avant le lancement d'une nouvelle commande
- Les difficultés de prise en charge par les pays des dépenses
de transit et de magasinage
- L'absence de dispositions fiscales claires
- Les lourdeurs classiques des chaînes de dépenses, sources de
retard dans les opérations budgétaires dans les pays
- La mauvaise interprétation des instructions relatives aux procédures
d'approvisionnement par les acteurs
Diverses rencontres organisées à l'initiative
de la CATR ou de l'UNICEF, dont les deux réunions inter-pays tenues à
Ouaga en 1998 et Bamako en 1999, la réunion des administrateurs santé
tenue en 1998 à Abidjan, et la réunion conjointe CATR/UNICEF tenue
à Bamako en 1999 en prélude à la réunion inter-pays,
ont permis aux acteurs de l'IIV de se pencher sur ces difficultés et de
leur trouver des solutions.
La solution à certaines de ces difficultés a nécessité
des aménagements dans les procédures internes des pays et des institutions
impliquées. C'est notamment le cas des procédures UNICEF de mobilisation
du Fonds de garantie et de production des factures. Dès lors, la codification
des nouvelles procédures est devenue une nécessité impérieuse.
2. Objectifs du manuel
L'objectif général de ce manuel de procédures
est de contribuer à la régularité de l'approvisionnement
en vaccins et consommables dans les pays du Sahel engagés dans l'IIV.
Les objectifs spécifiques visent à :
- Faciliter la compréhension des procédures par l'ensemble des
acteurs de l'Initiative
- Rendre fluide la mise en œuvre de ces procédures afin d'en réduire
les délais
- Expliciter les engagements des différents acteurs et en situer les
responsabilités
- Mettre à la disposition des acteurs un document de référence
permanente destiné à servir de guide pour les opération d'approvisionnement
en vaccins et consommables dans le cadre de l'IIV
- Concilier les procédures de l'UNICEF avec les exigences de l'exécution
budgétaire dans les Etats
- Faciliter les contacts entre les acteurs de l'Initiative en dépit de
la distance qui les séparent
3. A qui s'adresse le présent manuel
?
Le manuel s'adresse à l'ensemble des acteurs engagés
dans la mise en œuvre de l'IIV au Sahel. Les acteurs ci-après sont
particulièrement concernés :
- Responsables du Programme Elargi de Vaccination dans les pays
- Responsables de la gestion administrative et financière du Programme
Elargi de Vaccination dans les pays
- Responsables des Directions chargées des Affaires Financières
au sein des Ministères chargés de la Santé
- Responsables des opérations d'engagement, de liquidation, d'ordonnancement,
et de règlement au sein des Ministères chargés des Finances
- Chargés du Projet ARIVAS au sein des Délégations de la
Commission Européenne dans les pays
- Responsables des Programmes d'aide budgétaire de la Commission Européenne
dans les pays
- Administrateurs de la santé des Bureaux/Pays de l'UNICEF
- Chargés des approvisionnements (Supply Officers) des Bureaux/Pays de
l'UNICEF
- Chargé de projet à la Division Programme santé à
l'UNICEF/New York
- Chargés des Finances à l'Unité des Contributions à
l'UNICEF/New York
- Point local au sein de l'Unité de trésorerie à l'UNICEF/New
York
- Responsables de la comptabilité au Finance & Budget Centre
- Points focaux au sein du Contracting Centre et du Custumer Services Support
Centre.
4. Contenu du manuel
Le manuel est divisé en deux parties.
La première partie porte sur la présentation des procédures.
La seconde partie est centrée sur la facilitation des contacts entre les
acteurs. A cet effet, les coordonnées des différents acteurs ont
été présentées.
Enfin, des annexes comprenant un tableau indiquant le niveau du Fonds de Garantie
par pays, le montant des inscriptions budgétaires pour 1999, et un calendrier
indicatif de l'exécution budgétaire dans les pays participant à
l'IIV.
5. Remarques d'ordre général
Ces remarques ci-après sont destinées aux acteurs
de l'initiative.
En attirant l'attention de ces acteurs sur l'importance de certaines évidences,
elles contribuent à la réussite de la mise en œuvre de ce manuel
:
- Un manuel de procédures n'est qu'une somme de bonnes intentions. Son
efficacité dépend de l'engagement et de la détermination
de ceux qui sont chargés de sa mise en œuvre
- Un suivi systématique des différentes étapes de ce manuel
doit être effectué par les acteurs les plus directement impliqués,
notamment les Responsables du Programme Elargi de Vaccination, les Supply Officer
des Bureaux/Pays de l'UNICEF et la Centrale d'achat de l'UNICEF à Copenhague.
Ce suivi doit notamment s'exercer sur l'utilisation du Fonds de Garantie, des
crédits inscrits sur le budget, et des dates buttoirs pour l'exécution
des bdgets
- Les dispositifs de suivi (Points focaux et groupes restreints de suivi) mis
en place dans le cadre de l'IIV ont montré leur efficacité dans
le suivi des opérations budgétaires. Ils pourront être mis
à contribution pour faciliter la mise en œuvre des procédures
arrêtées
- Enfin, deux constantes doivent être constamment gardées à
l'esprit :
1) rien ne peut remplacer les contacts entre acteurs
2) l'inaction est le pire ennemi de ceux qui doivent agir pour atteindre des objectifs
Les contacts doivent être privilégiés à
tous les niveaux et par les moyens les plus rapides : fax, E-mail, contacts interpersonnels,
etc. N'hésitez pas à vous mettre en contact avec l'interlocuteur
le plus indiqué !
6.Procédures en vigueur
Elles sont présentées ci-après sous forme
de matrice indiquant les responsabilités des différents acteurs,
les délais - objectifs et/ou les échéances pour les actions
à entreprendre.
Tableau 1 : Procédures de financement et d'approvisionnement
en vaccins et consommables
| Etapes |
Délais estimatifs |
Echéances et/ou
dates buttoirs |
1. Le Ministère
chargé de la santé (PEV) procède à l'estimation des
besoins en vaccins et consommables de l'année de référence
(n+1). Le stock résiduel prévisible à la fin de l'année
en cours devra être indiqué
|
15 jours |
1-15 juin de
l'année en cours (n) |
| 2. Le PEV
transmet par Fax, par E.mail, ou par tout autre moyen rapide l'estimation des
besoins i)au Bureau/Pays de l'UNICEF pour transmission à Copenhague, ii) à la
Direction chargée des Affaires Financières au sein du Ministère chargé de la Santé
pour prise en compte dans le projet de budget du Ministère |
15 jours |
15-30 juin l'année
en cours |
3. Les arbitrages
Ministériels s'effectuent entre le Ministère chargé de la Santé et Celui chargé
des Finances
|
2 mois |
juillet/août
de l'année en cours |
4. Le projet de
budget est examiné et approuvé par l'Assemblée Nationale
|
4 mois |
septembre/décembre
de l'année en cours |
5. Le PEV i) réactualise
l'estimation des besoins en tenant compte du stock réel de vaccins disponible
à fin Décembre, ii) détermine la quantité à commander, iii) précise le nombre
de commandes (1 ou 2) et arrête le planning de livraisons
|
|
15 décembre
de l'année en cours |
6. Le PEV transmet
par Fax, E.mail ou par tout moyen rapide les besoins actualisés et une demande
de cotation des prix pour la première commande de l'année suivante (n+1) au bureau/Pays
de l' UNICEF en indiquant la procédure qui sera utilisée : IIV ou achat remboursable
NB : la première commande équivaut à la commande annuelle pour les pays qui lancent
une seule commande dans l'année
|
5 jours |
20 décembre |
7. Le Bureau/Pays
de l'UNICEF transmet par Fax ou E.mail les besoins actualisés et la demande de
cotation pour la première commande à Copenhague en indiquant la procédure retenue
|
7 jours |
27 décembre |
8. Copenhague
transmet la cotation des prix au Bureau/Pays de l' UNICEF. Cette cotation des
prix doit prendre la forme d'une facture proforma pour permettre aux Pays de procéder
à l'engagement des crédits sur la ligne concernée
|
10 jours |
7 janvier |
9. Le Bureau/pays
de l'UNICEF transmet la cotation des prix au PEV et lui indique le montant disponible
du Fonds de Garantie
|
8 jours |
15 janviers
de l'année de référence (n+1) |
10. Le PEV ajuste,
au besoin , la commande pour tenir compte du montant du Fonds de Garantie disponible,
remplit, fait signer l'annexe A par le responsable compétent du Ministère
chargé de la Santé (Ministre, Secrétaire Général,
ou toute personne ayant délégation de signature), et la transmet
au Bureau/pays de l'UNICEF. L'annexe confirmera la procédure retenue et
précisera le mode de paiement qui sera utilisé par le Gouvernement
: paiement à l'avance ou paiement à la livraison. Parallèlement,
et en fonction des procédures arrêtées par le Pays, le PEV
procède, en rapport avec les Services compétents des Ministères
chargés des Finances et de la Santé, à l'engagement du montant
correspondant à la facture proforma.
|
7 jours |
22 janvier de
l'année en cours |
| 11. Le Bureau
UNICEF/Pays s'assure que le montant disponible du Fonds de Garantie est suffisant
pour couvrir la commande, contresigne l'annexe A, et en saisit Copenhague ( CPH/Custumer
Services et CPH/Finance) par Fax ou par E.mail. Cette saisine vaut confirmation
de la commande |
7 jours ? |
29 janvier de
l'année de référence (n+1) |
12. Copenhague
procède au traitement interne, ,place la commande auprès d'un fournisseur
et transmet par Fax ou E.mail les codes requis, les coûts réels des
vaccins libellés dans la monnaie de la transaction, et les dates de livraison
projetées au Bureau/Pays.
NB : les coûts réels des vaccins n'incluent pas le frêt,
l'assurance, les frais de transit et de magasinage, les charges administratives,
et autres charges liées à la transaction |
7 jours |
5 février
de l'année de référence (n+1) |
| 13. Les vaccins
sont livrés au PEV par le Fournisseur |
6 semaines ? |
20 mars de l'année
de référence (n+1) |
| 14. Copenhague
envoie par Fax la facture et le code pour le paiement au Bureau/Pays, l'original
étant transmise par valise diplomatique |
3 semaines ? |
11 avril de
l'année de référence (n+1) |
Exceptionnellement, en cas de livraisons multiples étalées
dans le temps, une facturation partielle peut être demandée par le
Bureau/Pays en accord avec le Gouvernement pour ne pas pénaliser le lancement
de commandes prochaines. Dans le même ordre d'idées, après
consultation avec Copenhague et New York, le Bureau/Pays, peut, en accord avec
le Gouvernement, produire et transmettre une facture basée sur des coûts
estimatifs (vaccins, fret, charges administratives, frais de transit et de magasinage.
Si la commande est déjà placée auprès d'un fournisseur,
les coûts réels des vaccins seront facturés et les prix estimatifs
seront utilisés pour les autres coûts.
| Etapes |
Délais estimatifs |
Echéances et/ou
dates buttoirs |
15. Le Bureau/Pays
intègre éventuellement les frais encourus au niveau local (frais
de transit et de magasinage) et transmet la facture au PEV en indiquant le taux
de change du dollar valable jusqu'à la fin du mois en cours
|
3 jours |
|
| 16. Le PEV
certifie le service fait et prend les dispositions nécessaires, en rapport
avec les services compétents du Ministère chargé de la Santé
et de celui chargé des Finances, et conformément aux procédures
nationales de comptabilité publique, pour le règlement de la facture
conformément aux délais retenus dans le protocole. NB : les dispositifs
de suivi mis en place dans le cadre du suivi de l'IIV pourront être réactivés
à cet effet |
45 à
60 jours selon le pays |
|
17. Le Bureau/Pays
procède au traitement du paiement reçu selon les procédures
internes à l'UNICEF en utilisant le code envoyé par Copenhague,
et transmet une copie des pièces justificatives requises à Copenhague
|
|
|
18. Le PEV, le
Bureau/Pays et Copenhague actualisent la situation du Fonds de Garantie pour le
Pays en vue de la commande prochaine
|
|
septembre/décembre
de l'année en cours |
Les pays peuvent intégrer les procédures relatives
à l'engagement et au règlement des dépenses dans ce manuel,
de façon à disposer d'un outil complet de suivi des opérations
budgétaires et d'approvisionnement en vaccins et consommables.
7. Coordonnées des points focaux dans
les Pays et les structures impliquées
| |
| Contacts person |
Address |
For guidance on the following aspects of
the Vaccine Independance Initiative |
| Programme Division,
Health Cluster, Unicef / New York |
| Judy Polsky Project Officer
PD/Health |
Tel. 212 824 63 16
Fax: 212 824 64 60 |
Establishing the VII, obtaining sample agreements,
requests to establish or alter VII ceiling for each country, general troubleshooting |
| Supply Division,
UNICEF Copenhagen |
| Finance & Budget
Centre Susan Mathiesen Accounting OfficerOle UdvangAccounts Assistant |
Tel.
45 35 27 32 45
Tel. 45 35 27 32 47
Fax. : 45 35 26 9421 |
Invoicing for VII and Procurement Service
orders, requests for partial billing, queries on outstanding balance and current
status of country VII ceiling |
| Customer Services support
CentreValerie RoyalCustomer Support Officer |
Tel. 45 35 27 30 04
Fax. 45 35 26 94 21 |
Focal point for submission of price estimate
requests, timing of deliveries, general procurement service customer service issues |
| Contracting CentreHiro MaruyamaContracting
Officer |
Tel. 45 35 27 30 17
Fax. 45 35 26 9421 |
Inquiries on delivery dates for vaccine
shipments |
| DFAM, Finance
Section, UNICEF/New York |
| Contributions Unit :Carlos
SantosFinance OfficerSalve NeelankavilFinance Officer |
Tel. 212 326 77 37
Tel. 212 326 7354
Fax. 212 326 74 25 |
Amendments to VII Guarantee Fund pertaining
to donor contribution to the VII, handle financial side to default in payments |
| Treasury Unit :Bob Pashayan |
Tel. 212 326 73 47
Fax. 212 326 74 25 |
Focal point for local currency approvals |
8. Niveau du Fonds de Garantie par pays
| Pays |
Plafond (USD) |
| Burkina Faso |
455,000 |
| Niger |
660,000 |
| Sénégal |
300,000 |
| Cap Vert |
43,000 |
| Mali |
0 |
| Tchad |
320,000 |
| Mauritanie |
168,000 |
| Gambie |
150,000 |
| Total |
2 096 000 |
(Source Unicef)
Inscription Budgétaires 1999
| Pays |
Plafond (USD) |
| Burkina Faso |
506 142 000 |
| Niger |
550 000 000 |
| Sénégal |
305 222 467 |
| Cap Vert |
36 000 000 * |
| Mali |
895 000 000 |
| Tchad |
300 000 000 |
| Mauritanie |
108 000 000 |
| Gambie |
150 000 000 |
| Total |
2 850 364 467 |
(Source : Lois de finances, DAAF ou PEV
des pays)
* Taux de change utilisé : $ 1 pour 10 dallasis, $ 1
pour 600 FCFA et 1UM (ouguiya) pour 3 FCFA
Fiche de suivi des opérations d'approvisonnement au
niveau des pays *
| |
Date estimation des besoin |
Date demande de cotation des prix |
Date de réception de la cotation
des prix |
Date de transmission de l'annexe A |
Date de livraison |
Date de réception de la facture définitive |
Date de paiement de la facture définitive |
| Date prévue
Date effective
Délai prévu
Délai observé |
|
|
|
|
|
|
|
* Préciser s'il s'agit de la commande annuelle, de celle
du premier semestre ou de celle du second semestre. Cette fiche doit être
tenue par les responsables du PEV, ceux des Bureaux/Pays de l'UNICEF et ceux de
Copenhague.
Fiche de suivi de l'utilisation des crédits budgétaires
| |
Crédits inscrits |
Engagements |
Règlements |
Crédits disponibles |
- 1ère commande
- 2ème commande
- Total
|
|
|
|
|
Cette fiche doit être tenue par les responsables du PEV
en rapport avec les services financiers des Ministères chargés de
la Santé et des Finances. Elle doit être actualisée régulièrement.
Fiche de suivi du Fonds de Garantie
(1) |
Plafond Fonds de Garantie (2) |
Engagements
(3) |
Paiements
(4) |
Balance (5)
égale (2)-(3)+(4) |
- 1ère commande
- 2ème commande
- Total
|
|
|
|
|
(2) Le plafond du Fonds de Garantie doit être inscrit
sur la ligne Total
(3) Il s'agit des engagements effectués sur le Fonds de Garantie
(4) Les paiements sont ceux effectués par le Gouvernement
Cette fiche doit être remplie régulièrement
par les responsables du PEV, les Administrateurs Santé ou les Supply Officers
de l'UNICEF et Copenhague. Elle doit être actualisée au fur et à
mesure de l'exécution des opérations d'approvisionnement.
Dates butoirs en matière d'exécution et de suivi
budgétaire :
- Arbitrages techniques : Juin/Juillet
- Arbitrages ministériels : Août
- Adoption par le Conseil des Ministres : Fin Août/Début Septembre
- Adoption par l'Assemblée Nationale : Octobre/Décembre
- Mise en place des crédits : Janvier/Février/Mars
- Clôture engagements : Novembre
- Clôture paiement sur exercice : Fin Mars année suivante
|
