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CHAPITRE 3 Gestion des stocks de vaccins et de consommables du PEV de routine
1. Objectifs du chapitre L'objectif de ce module est de renforcer la capacité de gestion des responsables de dépôt aux niveaux central et régional. De manière spécifique, il est attendu à l'issue de la formation la maîtrise par les participants des principes de base de la gestion des stocks, notamment :
Par ailleurs, ce module se donne également comme objectif de faire prendre conscience aux participants de l'importance du coût et du système d'information mis en place pour rendre compte de la gestion des stocks. 2. La gestion des stocks de vaccins Les pays bénéficiaires du projet ARIVAS ont dégagé d'importantes ressources financières budgétaires pour assurer un approvisionnement régulier des PEV en vaccins de qualité à un coût raisonnable, marquant ainsi clairement la priorité qu'ils accordent à la vaccination de routine. La gestion des stocks de vaccins acquis à l'aide de ces ressources doit être effectuée avec la rigueur requise afin d'assurer une contribution optimale à l'atteinte des objectifs du Programme Elargi de Vaccination. 2.1 Les principes de base de la gestion des stocks Une fois les besoins en vaccins déterminés, la planification de l'approvisionnement doit suivre, et une gestion optimale des stocks doit être envisagée pour éviter des ruptures ou des situations de sur -stock. A cet effet, un certain nombre de valeurs repères sont utilisées. Ce sont :
La maîtrise de ces valeurs est indispensable pour une saine gestion des stocks de vaccins. 2.1.1 La quantité à commander La détermination de la quantité à commander est une étape
importante dans le schéma d'approvisionnement et de distribution de vaccins.
En effet, la détermination des besoins ne suffit pas à elle seule
à garantir un approvisionnement régulier en vaccins. Qc = Ba - Sf + Ss où Qc représente la quantité à commander, Ba les besoins annuels, Ss le stock de sécurité et Sf le stock résiduel en fin d'année.
2.1.2 Le stock de roulement Le stock de roulement représente la quantité de vaccins nécessaire pour couvrir les besoins entre deux livraisons. Dans le cadre de l'accord de coopération Gouvernement/UNICEF, deux livraisons sont envisagées au plus ; certains pays dont les besoins sont quantitativement limités lancent une seule commande, et donc ne réceptionnent qu'une seule livraison. Par conséquent, le stock de roulement dans les pays bénéficiaires du projet ARIVA est équivalent, selon les cas, à 6 mois ou 12 mois de besoins en vaccins. Il représente donc, selon le cas, la moitié ou la totalité des besoins annuels, soit : Sr = Ba ou Sr = Ba/2 où Sr représente le stock de roulement et Ba les besoins annuels. Utilisant les relations entre les besoins annuels (Ba) et la consommation mensuelle moyenne projetée (Cmm), l'on peut tirer les formules suivantes selon les cas : Sr = 12 Cmm ou Sr = 6 Cmm Le stock de roulement est, en situation normale, celui qui fait l'objet de consommation par les services chargés de la vaccination. Selon le modèle théorique de Wilson, ce stock est nul à la réception d'une nouvelle commande. Pour les régions et les districts, le stock de roulement est égal aux quantités nécessaires pour couvrir les besoins entre deux approvisionnements. Il peut varier selon pays et le contexte spécifique à chaque région ou district.
2.1.3 Le stock de sécurité Le stock de sécurité, également appelé stock de réserve, stock tampon ou encore stock minimum, est la quantité de vaccins nécessaires pour garantir au pays une "sécurité vaccinale" au pays en cas de rupture d'approvisionnement pour force majeure, notamment pour des événements non prévus dans le schéma normal d'approvisionnement. Le stock de sécurité ne doit pas être entamé en situation normale. Il n'est pas destiné à pallier de manière pérenne les carences du système d'approvisionnement. Si de telles carences devaient persister, il est plus recommandé de revoir certains paramètres du système d'approvisionnement, notamment le stock de roulement. La détermination du stock de sécurité est fonction du degré de sécurité souhaité et le prix que les pays sont disposés à pays. Le stock de sécurité est généralement exprimé en nombre de mois de consommation. La formule suivante peut être utilisée à cet effet : Ss = Nmc * Cmm où Ss représente le stock de sécurité, Nmc le nombre de mois de consommation que doit couvrir le stock de sécurité et Cmm la consommation mensuelle moyenne projetée. Dans le cadre du projet ARIVA, tous les pays ont fixé à trois mois de consommation le niveau de leurs stocks de sécurité, à l'exception du Sénégal qui retient un stock de sécurité de quatre mois. L'application de la formule générale donne le résultat suivant pour l'ensemble des pays (sauf le Sénégal) : Ss = 3 Cmm Pour le Sénégal, la formule devient : Ss = 4 Cmm Il est important d'arrêter de manière précise le niveau du stock de sécurité à tous les niveaux du système de santé : Magasin central, dépôt régional, dépôt de district et unités de vaccination. Le souci de sécurité dans la conservation de ce stock, celui de prévenir les ruptures d'activités, et les conditions spécifiques de certains districts ou de certaines régions doivent guider la répartition de ce stock par niveau. 2.1.4 Le stock maximum La gestion d'un stock coûte de l'argent, qu'elle qu'en soit la nature. Il en est de même des stocks de vaccins. En effet, la tenue des stocks induit des chargés pour l'entretien des locaux abritant les dépôts, le fonctionnement et l'entretien de la chaîne de froid, la rémunération du personnel, les frais éventuels d'assurance, etc. La détermination d'un stock maximal à ne pas dépasser procède du souci de maîtriser les coûts liés à la gestion des stocks. Le stock maximal peut être calculé en utilisant la formule suivante : Sm = Ss + Sr où Sm représente le stock maximun, Ss le stock de sécurité et Sr le stock de roulement (au moment de la livraison). Deux cas se présentent pour les pays sahéliens mettant en œuvre l'IIV :
Sm = 3 Cmm + 12 Cmm = 15 Cmm
Sm = 3 Cmm + 6 Cmm = 9 Cmm 2.1.5 Le point de commande Pour assurer la régularité de l'approvisionnement du pays en vaccins, il est d'usage de définir le niveau de stock à partir duquel une nouvelle commande doit être lancée afin d'éviter une rupture de stock. Ce niveau du stock est communément appelé Point de Commande. Celui-ci est essentiellement fonction du délai d'approvisionnement, une fois déterminés le stock de sécurité et la consommation mensuelle moyenne. Il se calcule en utilisant la formule ci-après : Pt.Co = Ss + Cmm * Da où Pt.Co représente le point de commande, Ss le stock de sécurité, Cmm la consommation mensuelle moyenne projetée et Da le délai d'approvisionnement. Dans le cadre de l'Initiative de l'Indépendance Vaccinale au Sahel, le délai d'approvisionnement par le circuit de l'UNICEF a été estimé à 3 mois, le stock de sécurité ayant été arrêté à 3 mois de consommation également pour l'ensemble des pays sauf le Sénégal. Le Point de Commande correspond donc à un niveau de stock sensé couvrir 6 mois de consommation, ou la moitié des besoins annuels. Les plans de distribution des pays précisent la périodicité des commandes/livraisons pour les régions, les districts et les formations sanitaires de base. Les points de commande par niveau peuvent être déterminés en appliquant la même formule, étant entendu que le stock de sécurité doit être précisé pour chacun des niveaux. A défaut de disposer d'un plan de distribution, la pratique observée doit servir de base de calcul. 2.2 La représentation graphique des différents types de stock Deux graphiques élaborés selon le nombre de livraisons dans l'année sont proposés ci-après selon le modèle de… Ce modèle fait l'hypothèse d'une consommation linéaire et égale pour tous les mois de l'année, de sorte que le stock de roulement est nul à la réception d'une nouvelle commande. Pour des raisons pratiques, la première est supposée intervenir en Janvier. 2.2.1 Représentation graphique des stocks dans le cas de deux livraisons dans l'année Des représentations graphiques spécifiques par pays, par région et par district seront effectuées pour chacun des antigènes si les participants disposent des données pertinentes. Il est capital de noter que la représentation graphique des valeurs repères dans la gestion des stocks, pas plus leur détermination, n'est pas suffisante en soi. Encore, faut-il que l'information ainsi traitée soit utilisée à des fins de décision. Naturellement, la représentation graphique doit être adaptée au cas spécifique de chaque pays. 2.2.2 L'enregistrement et l'inventaire des stocks A) L'enregistrement des stocks L'enregistrement des stocks est capital pour la mise en œuvre des principes de saine gestion. En effet, le défaut d'enregistrement conduit à "une navigation à vu" dont les conséquences sont dommageables à tout point de vue : ruptures de stock, péremptions, massives, stock excessif, etc… Le mauvais enregistrement du stock peut également avoir les mêmes
conséquences, d'où le soin particulier qu'il importe de mettre lors
de cette opération. L'enregistrement des stocks de vaccins s'effectue essentiellement
sur deux types de support : le registre des stocks, et la fiche des stocks. La fiche des stocks est surtout utilisée au niveau des districts sanitaires et des centres de vaccination. Elle retrace, pour chaque antigène, les mouvements des stocks (de l'année en général). Il n'existe pas de modèle standard de registre ou de fiche de stocks mais il est important de s'assurer de la prise en compte des éléments d'information essentiels pour la gestion, notamment :
Il faut ajouter aux supports classiques que sont le registre et la fiche des stocks, les instruments de suivi de la gestion, notamment la visualisation graphique de l'évolution des stocks, le suivi des quantitatif et financier des commandes. B) Le contrôle des stocks Les contrôles sont nécessaires pour s'assurer de la fiabilité des enregistrements effectués sur les mouvements des stocks (erreurs d'enregistrement et péremptions éventuelles), et confirmer ainsi ou infirmer les décisions à prendre, notamment pour le réapprovisionnement. Le moyen de contrôle généralement utilisé est l'inventaire physique. Deux types d'inventaire sont pratiqués en général :
Les pays bénéficiaires du projet ARIVAS pratiquent tous l'inventaire périodique, avec une périodicité plus oui moins longue selon le pays. La CATR recommande le mois comme périodicité de réalisation de cet inventaire au niveau central et aux niveaux déconcentrés. En effet, le mois est indiqué pour la double raison qu'il implique une charge de travail moins importante que l'inventaire continu, et qu'il limite le temps durant lequel une erreur d'enregistrement ou des stocks périmés sont maintenus dans les documents de tenue des stocks. Les dates de réalisation des inventaires aux différents niveaux doivent être synchronisées. 3. La gestion des stocks de consommables La gestion des stocks de consommables obéit aux mêmes règles que celles des vaccins. Les mêmes formules sont utilisées pour calculer les paramètres de gestion saine, notamment le stock de sécurité, le point de commande, le stock maximal et les quantités à commander. De même, les représentations graphiques de ces différents stocks sont faites de la même manière.
BIBLIOGRAPHIE
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